Empresas que deixam de usar o e-mail produzem mais
Nos dias atuais vivemos uma relação de amor e ódio com os e-mails. Se por um lado enviamos mais de 108 bilhões de mensagens de e-mail todos os dias, por outro, a maioria das pessoas detesta se deparar com uma caixa de entrada cheia.
O e-mail ocupa, em média, 23% do tempo do colaborador, sendo que esse colaborador envia ou recebe uma média de 112 emails por dia.
Diante desses números, você começa a olhar para o e-mail como uma nova forma de poluição do conhecimento. Na verdade, essa é exatamente a conclusão que Thierry Breton, CEO da empresa de serviços de tecnologia da informação Atos Origin, com sede na França, chegou há vários anos. Breton notou que seus funcionários pareciam cada vez mais distraídos pelo fluxo de emails recebidos a cada dia. Então, tomou medidas para eliminar o que acreditava ser um efeito negativo sobre a produtividade da empresa.
Em fevereiro de 2011, Breton anunciou que o e-mail estava proibido. No prazo de três anos, ele queria a Atos sendo uma empresa “e-mail zero”. “Estamos produzindo dados em grande escala que estão poluindo rapidamente nossos ambientes de trabalho e invadindo, também, nossas vidas pessoais”, Breton disse em um comunicado público divulgado através do site da Atos. “Estamos tomando medidas agora para inverter esta tendência, assim como as organizações tomaram medidas para reduzir a poluição ambiental após a revolução industrial.”
Embora a Atos ainda não tenha chegado a 0% de emails, os esforços de redução estão funcionando. A empresa reduziu o e-mail global em 60%, passando de uma média de 100 emails por semana por empregado para menos de 40. A margem operacional da Atos aumentou de 6,5 % para 7,5 % em 2013, o lucro por ação subiu mais de 50%, e os custos administrativos diminuíram de 13 para 10%. Obviamente, nem todas essas melhorias foram resultado da proibição de e-mail, mas a correlação certamente é significativa, fato confirmado por um conjunto crescente de pesquisas sobre os efeitos do e-mail.
As pesquisas sugerem que proibir ou restringir emails pode aumentar drasticamente a produtividade individual e reduzir o estresse. Pesquisadores da University of California, Irvine, e do Exército dos EUA, cortaram o uso de e-mail de treze funcionários civis e mediram os efeitos sobre a produtividade e o estresse. Primeiro, os pesquisadores acompanharam os participantes por um período inicial de três dias, em que eles foram entrevistados e observados tanto presencialmente quanto com um software de monitorização de computador para verificar os programas que usavam, quantas vezes, e com que frequência seu trabalho era interrompido. Eles ainda mediram os batimentos cardíacos dos participantes (como um indicador de nível de estresse). Em seguida, desativaram o e-mail dos participantes, por meio de um filtro que armazena todas as mensagens recebidas para leitura posterior e desliga todas as notificações.
Eles mantiveram a condição “sem e-mail” durante cinco dias, e continuaram a observar os participantes, monitorar seu uso do computador, e medir seus batimentos cardíacos. Os participantes começaram a se comunicar face-a-face e por telefone com mais frequência. A maioria dos participantes também passou muito mais tempo em cada programa de computador que usavam, o que sugeria que eles se distraíam menos. A julgar pelas taxas de batimento cardíaco, os participantes também tiveram uma diminuição significativa do estresse quando privados do e-mail. Os próprios participantes notaram esse efeito. Eles relataram, consistentemente, que se sentiam mais relaxados e concentrados, e também mais produtivos, com o e-mail desligado do que em condições normais de trabalho.
Outros estudos sugerem que apenas limitar a verificação de e-mail a um certo número de vezes por dia, ou checar a caixa de entrada apenas em determinados momentos, pode ter um efeito quase tão dramático.
Tomados em conjunto, a experiência da Atos e os resultados desses estudos sugerem que precisamos refletir sobre quando e como enviamos emails. Limpar sua caixa de entrada pode fazer você se sentir ultra-produtivo, mas, a menos que sua função seja apenas apagar emails, você provavelmente está só enganando a si mesmo.
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