O alto preço da falta de foco

22 de setembro de 2014 by Frederico Porto in Artigos, Blog, Artigos e Vídeos, Desenvolvimento Profissional

Você certamente já viu, ou melhor, provavelmente já viveu a seguinte cena: sentado em uma mesa de trabalho em frente a um computador, o celular toca, ao mesmo tempo em que você está lendo um documento e recebendo e-mails, e, para completar, tem um colaborador querendo falar contigo. Qual o impacto dessa correria na produtividade de um homem moderno?

Segundo o headhunter Claudio Fernandez-Araoz, pesquisas mostram que a diferença de produtividade entre uma pessoa mediana e uma que se destaca é enorme. No caso de um trabalhador manual em uma linha de produção, é de 40%; no de um trabalhador do conhecimento, 240%; e no de um profissional de criação, como um desenvolvedor de software ou consultor, chega a 1400%.

Por isso, um dos grandes desafios de nossa era é conseguir aumentar a produtividade desses trabalhadores do conhecimento e de criação. Para tal, provavelmente, teremos de ter uma visão integral do ser humano e não tratá-lo como uma máquina, como era feito na época de Taylor. Eu acredito que um dos aspectos atuais que mais contribui para que um trabalhador não expresse todo o seu potencial é o fato de ter de cuidar de diversas tarefas ao mesmo tempo,a famosa multitarefa, pois o nosso cérebro não foi selecionado para isso.

Devido a esse excesso de estímulos, passamos a desenvolver o que o psiquiatra norte-americano Edward Hallowell chama de Traço de Déficit de Atenção (TDA), para diferenciar da doença Transtorno de Déficit de Atenção e Hiperatividade (TDAH). O traço seria induzido pelo meio ambiente enquanto o transtorno tem um componente mais genético e, por isso, deveria ser tratado com medicamentos. Ele fala que o TDA é epidêmico no mundo corporativo, sendo os sintomas distraibilidade, impaciência e inquietação interna. As pessoas com esse traço têm dificuldade de se manterem organizadas, de determinar prioridades e de gerenciar o tempo.

Segundo esse autor, uma das dificuldades de perceber o impacto desse excesso de atividades é devido ao fato de não considerarmos o tempo de voltar a pensar com agilidade quando se retorna à tarefa após ser interrompido. Um estudo de 2001 mostrou que a interrupção constante aumentava o tempo para a conclusão de tarefas rotineiras complexas entre 20 e 40%. Uma pessoa leva 64 segundos em média para que uma linha de pensamento volte aos trilhos. Se você checa seus e-mails a cada 5 minutos, por exemplo, em uma semana você perde um dia de trabalho. Eu sempre me pergunto quão contraprodutivo são smart phones que avisam sobre todo e-mail que entra em sua caixa postal.

Ainda segundo um outro estudo, relatado por Thomas W. Jackson, pesquisador da universidade inglesa de Loughborough, um trabalhador gasta de 15 a 20% do seu tempo cuidando de interrupções, entendendo interrupções como qualquer atividade que leva a pessoa a parar a atividade planejada.

Eles identificaram três principais tipos de interrupção: visitas pessoais, ligações telefônicas e e-mails. Apesar de 90% das interrupções serem de visitas pessoais e ligações, a questão dos e-mails chama atenção, porque as pessoas, nesse estudo, respondiam ao e-mail em 6 segundos, o que é mais rápido do que se o telefone tocar três vezes. Como recebemos dezenas ou centenas de e-mails por dia, imagine o custo de ser interrompido praticamente a cada minuto!

Esse é um grande paradoxo, pois vivemos em um mundo extremamente complexo, que requer muitas vezes não o pensar rápido, mas pensar de maneira profunda e sistêmica.

Para tal, temos de usar a parte frontal de nosso cérebro, onde estão as chamadas funções executivas, que são aquelas que nos fazem humanos, como a capacidade de antecipar, de planejar, de priorizar. Como somos sobrecarregados de informações, os lobos frontais chegam ao seu limite e, por isso, enviam mensagens de medo e ansiedade para as regiões mais primitivas do cérebro, que, ao serem ativadas, reduzem a atividade das regiões frontais, exatamente aquelas que teriam condições de resolver os problemas apresentados.

Não há receita mágica, a solução é você fazer um esforço consciente para se concentrar naquilo que está fazendo, reduzindo ao máximo o número de interrupções, especialmente se estiver lidando com uma atividade complexa.

Como líder, você pode criar normas sobre o envio de e-mails dentro do seu grupo de trabalho e, acima de tudo, gerar um clima de confiança no qual as pessoas tenham a liberdade de dizer “não” quando recebem um pedido, pois, em um ambiente em que não se pode dizer “não”, o “sim” não tem nenhum valor.